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    黄河科技学院名人档案管理办法
    信息来源:    发布时间:2011-01-11    阅读次数:

    第一章  总则


    第一条   为了规范黄河科技学院名人档案管理,真实反映名人的面貌,维护名人的历史地位,充分发挥名人档案在学校教育教学、科学研究及管理中的作用,并为今后的历史研究提供依据,根据《中华人民共和国档案法》,结合学校实际,特制定本办法。

    第二条   本办法适用于学校各教学单位、职能部门。

    第三条   本办法所称名人是指下列人员:

    (一)  有重要影响、有较深造诣、有突出成就的学者、教育家;

    (二)  全国劳模、省部级劳模、五一劳动奖章获得者,享受国务院特殊津贴专家;

    (三)  对本单位发展有重大贡献者。

    第四条   本办法所称的名人档案是指名人在长期的工作、学习和生活中形成的,具有保存、利用价值的,不同载体的各种文字、图表、声像材料和实物。

    第五条   名人档案是学校档案的重要组成部分,是维护学校历史真实面貌的重要史料和凭证,也是学校的宝贵财富。

    第六条   名人档案工作由学校档案馆负责收集、整理、保管和提供利用工作。


    第二章  收集

    第七条   名人档案的收集原则和归档范围

    (一)  收集原则:名人在工作、学习和生活中形成的,真实反映其生平经历和贡献的,具有查考、利用价值的各种载体的材料均应收集归档。学校各部门和工作人员保存的名人需归档的材料须交档案馆保存;名人本人保存的各种奖状、证书、证章、聘书、字画、实物等,在自愿的前提下交档案馆归档保存。

    (二)  归档范围

                      1 生平传记材料:自传、回忆录、获奖情况等;

                      2 音像类:参加各类活动和家庭生活中重要的照片、录像带、光盘等;

                      3 实物类:奖状、证章、证书(荣誉证书、毕业证书、学位证书、科研成果获奖证书)、聘书、任命书等;

                      4 信件类:重要公务来往信件等;

                      5 手稿类:著作手稿、讲话稿、日记、工作笔记等;

                      6 著作类:论文集,专著,译著,正式出版的教材,为其他书籍撰写的前言、后记,纪念文集;

                      7 新闻、事迹类:国内外电视台、广播电台、报刊、杂志的采访报道,国内外著名专家学者对名人的评价材料;

          8 与名人有关的具有保存价值的其他材料。

    第八条   名人档案材料与文书、科技、专题和声像档案有交叉的,以文书、科技、专题和声像档案为主。也可采取多套制、复制或备考表注明的办法分别 归档。

    第九条   属于名人个人所有的档案材料及实物,档案馆在征得本人同意后,可以接受、代管,并填写接收清单。

    第十条   收集名人档案材料应填写交接清单,一式二份,双方履行交接手续,分别保存。


    第三章  整理


    第十二条名人档案以人物为单位进行整理。整理原则是:遵循文件材料的客观形成规律,保持文件材料之间的有机联系,真实地反映名人工作、学习和生活的原貌,便于保管和利用。

            第十三条名人档案的整理方法

              (一) 一个名人的档案为一个全宗。

              (二) 名人档案采用按问题分类法。

              (三) 名人档案材料的整理,参照(黄河科技学院档案立卷制度)执行。

     第十四条名人档案应当分类清楚、组卷合理、装订整齐,并编制相应的卷内目录。

     第十五条名人档案中的照片、光盘、录像带的整理,参照声像档案整理方法执行。


    第四章  保管


     第十六条名人档案的保管期限为永久。

     第十七条名人档案由学校档案馆集中保管,专柜存放,确保档案的安全。

     第十八条档案馆应建立名人档案统计制度,每年对档案的接受、调阅等情况进行统计。

                             

    第五章  利用


    第十九条档案馆应当参照《黄河科技学院档案利用制度》严格规范名人档案的利用,充分发挥名人档案的作用,保障名人权益不受侵犯。

    第二十条名人档案一般不对社会开放。名人本人对其档案的利用范围有权提出意见,档案馆应当尊重其意愿。

              第二十一条利用名人档案应当严格履行下列审批手续:

              (一) 名人利用本人的档案,享有优先权,档案馆应提供方便。

              (二) 其他单位、个人利用名人档案,须经名人本人同意,并经本单位主管档案工作领导批准。

              (三) 个人捐赠的名人档案,如本人要求,可对其中需要保密的部分进行保密或控制利用。

    第二十二条利用名人档案的单位和个人应当确保档案完整与安全,不得拆取卷内文件;不得在案卷上涂改、批注、加字、勾画、剪裁和转借;不得私自复印,确需复制的,必须经本人,已故名人经其配偶、子女或合法继承人同意,并经本单位档案主管部门领导批准。

    第二十三条名人档案一般不得借出,确需借出应经名人本人同意。档案管理人员对借出的名人档案应及时催还,对归还的档案认真清点,如发现缺损或损坏,应及时报告主管档案工作领导,并及时追回或补救。

    第二十四条档案馆应当编制必要的检索工具,为名人档案的利用提供方便,并注意收集利用效果,进行利用效果登记。


    第六章  附则


    第二十五条本办法由学校档案馆负责解释。

    第二十六条本办法自颁发之日起施行。  



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