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    关于做好2019年收集工作的通知
    信息来源:    发布时间:2019-03-04    阅读次数:

    关于做好2019年档案收集工作的通知

    各教学单位、机关各部、处、室:

    为做好我校2019年档案收集工作,保证各类文件材料齐全完整,现将有关要求发给各单位,请遵照执行。

    一、文件、材料收集要求

    (一)上级文件

    1、设有上级文件收文登记的部门,要按照收文登记逐份核对,收文本与上级文件一并移交档案馆,并办理移交手续。(注:文件处理笺必须和文件一起移交。)

    2、没有设上级文件收文登记的部门,应把2018年本部门收到的所有上级文件(原件或复印件)逐份登记移交档案馆。登记文件时,必须把发文单位、文件字号、标题、份数、页数登记清楚。

    (二)本校文件

    设有发文字号的部门,要按照本部门发文登记逐份核对,文件要按字号排列顺序,一式三份和发文本一起移交,并且直接在发文本上办理移交手续。(注:分成三套移交,其中一套带发文处理笺和定稿。)

    (三)本部门形成文件材料

    本部门上报工作、日常管理工作或开展活动时形成的各类文字、图表、照片、光盘等不同载体的文件、材料,逐份逐件著录到档案管理系统内,著录时要认真填清必填项(著录方法同本部门会议记录目录的著录)。

    直接由计算机打印的文件、材料(指没有手写稿,直接在计算机上拟写的文件材料),必须有两人或两人以上的签名,签名人为主管领导或审稿人,拟稿人或打印人。

    (注:向档案馆移交的文件材料,要录入文件材料的电子条目,并把电子版上传到档案管理系统内。)

    二、实物档案收集要求

    各教学单位、机关部、处、室,2018年获得地(市)级以上各项荣誉的证书、奖牌(包含批准文件)等实物,应和各类文件、材料一起移交到档案馆。

    注:1、实物档案只收集集体所获荣誉证书、奖牌等,不收教师和学生个人所获荣誉;2、如果各教学单位、机关部、处、室要保存所获荣誉的奖牌、奖杯等实物,可将其复制一份保存,原件移交档案馆;3、上传高质量电子照片到档案管理系统内。

    三、注意事项

    1、请各教学单位、机关部、处、室重视档案收集工作,确保应归档文件、材料的齐全、完整。

    2、归档的材料应提供原件,复印件一般不得归档。移送的文件材料要求字迹清楚、用纸规范,传真纸的文件必须重新复印方可移交。

    3、自接到本通知后,各教学单位、机关部、处、室应将各类文件、材料系统整理,逐份著录登记,3月9日之前移交工作结束。档案馆对各单位、部门移交情况进行记录,此记录将作为年底考核依据。

    4、移交表要打印一式两份,档案馆留存一份移交表原件,另一份移交表部门留存。

    档案馆

    2019年3月4日



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